God bestillerkompetanse er alfa og omega

Os kommune blir fra 1.januar 2020 slått sammen med nabokommunen Fusa, under navnet Bjørnafjorden kommune med et totalt innbyggertall på 24.600. Denne artikkelen vil ikke handle så mye om rør men mer om å bygge infrastruktur og tenke utenfor boksen i utviklingen av vår kommune. Derfor vil jeg gjerne fortelle litt om hvorfor vi er bevisst på å ha en best mulig kommunal bestillerkompetanse.

Min første påstand er at vår kommune har en prosjektavdeling med unik bestillerkompetanse. Alle medarbeiderne i avdelingen er dyktige fagpersoner innenfor ulike områder knyttet til byggeri og kommunal infrastruktur. De fleste har vært ute i det private næringsliv i mange år før de begynte i kommunen. Den ballasten er viktig når vi skal ut i markedet for å kjøpe tjenester og kompetanse. Poenget er at vi er en kommune som vet hva vi vil og hva vi vil ha. Når vi framstår som en sterk administrasjon med egen prosjektavdeling, som har rådmannen som nærmeste overordnede og kort vei inn til ordførerens kontor, så er vi en handlekraftig kommune.

Prosjektsjefens rolle

Som prosjektsjef har jeg ansvar for alle investeringer innen infrastruktur og byggeri i kommunen. Innen vann, avløp og kommunale veier har vi lagt ned en betydelig jobb de siste årene, og vårt etterslep er derfor betydelig mindre enn i mange andre norske kommuner. En av grunnene til dette er nettopp vår sterke bestillerkompetanse, - kombinert med dyktige fagfolk innen de ulike infrastruktur-områdene.

Jeg vil også trekke fram den store tilliten som eksisterer mellom prosjektavdelingen og det politiske miljøet. Politikerne føler seg trygge på de faglige vurderingene som legges fram til politisk behandling, og dette tror jeg vil fortsette også inn i vår nye kommune. Det er viktig at både vi som fagetat og politikerne viser edruelighet i hva vi bruker penger på, men det er klart at infrastruktur og kommunale bygg må vedlikeholdes på en skikkelig måte. Store etterslep er kostbart i lengden.

Gjennomføringsevne og gode spørsmål

I mange kommuner mangler det ikke på planer, men ofte står det på gjennomføringsevnen. Det er en realitet at ingen privat byggherre organiserer seg så tynt som vi må gjøre i vår kommune. Hos oss forvalter 12 personer 80 prosjekter med en total ramme på 2,5 milliarder kroner. Vi har imidlertid god støtte i kommunens innkjøpsavdeling og hos de juridiske rådgiverne våre, men vi kjøper nesten alle tjenester. Derfor er vår bestillerkompetanse helt avgjørende. Dersom vi ikke er bevisst på hva vi kjøper av tjenester og hvordan vi skal fotfølge rådgivere, eksterne jurister og andre som bidrar med alt fra design til ferdigstillelse, kan det bli tungrodd. Det kan også ta uforholdsmessig lang tid og vi kan havne i en situasjon der de vi kjøper tjenestene av overtar hele beslutningsprosessen. Evnen til å være byggherre og vite hvilke spørsmål som skal stilles til rett tid er nettopp styrken i vår kommune. Vi har rett og slett drillet oss inn på å være en topptung og proff byggherre.

Høy sigarføring?

Noen vil kanskje kalle dette høy sigarføring. Jeg innrømmer at vi har en høy grad av selvtillit og er foroverlent. Min jobb er å være en primus motor for å stille de rette kravene og følge opp hvert enkelt prosjekt på best mulig måte for våre innbyggere. I rådhuset har vi åpne dører og korte veier for å ta det vi mener er de rette beslutningene. Det betyr at våre medarbeidere har både en mestringsfølelse og en skaperglade i hverdagen. I større kommuner kan det nok oppleves noe annerledes.

Tvetydig bestilling

Situasjonen er ofte slik at en kommunal bestiller går til en rådgiver som utformer en beskrivelse som ofte kan være tvetydig eller mangelfull. Så kan vi spørre hvorfor rådgiverne leverer fra seg for dårlige beskrivelser. Dette slår tilbake på oss som bestillere. Vi har ikke vært tydelige nok, eller gitt rådgiverne for snaue tidsrammer. Kanskje er de også for tilbakeholdne med å komme med justeringer i forhold til oppdragsgivernes bestilling. Jeg vil også hevde at det i enkelte tilfeller er mangel på pondus og vilje til å tenke nytt og annerledes både blant rådgivere, arkitekter og andre faggrupper som er involvert i de ulike prosjektene. I mangel av egen kompetanse overlater ofte tiltakshaver eller byggherre for mange beslutninger til rådgivere, arkitekter eller jurister. Det er imidlertid aldri juristene sin feil at saker havner på deres bord.

Stolt over ny gågate i Os sentrum

Bildene: Prosjektleder Halvor Hanevik (t.h.) sammen med fagleder VA Tore Andersland, er stolt over den nye gågata i Os sentrum. Her gikk ulike aktører sammen for å levere et ferdig produkt med en gang.  

Vil ha proaktive rådgivere

Os kommune har vært tydelig på at vi alltid skal gjennomføre et oppstartsmøte eller et kontraktsmøte med våre samarbeidspartnere som ikke bare skal fremstå som konsulenter men også være proaktive rådgivere. Denne praksisen vil vi fortsette med inn i den nye kommunestrukturen. Vi kjøper altså både en jobb og forventer i tillegg også de konstruktive og gode rådene. Når det gjelder rammeavtaler innen vann, vei og avløp har vi møtt hver enkelt entreprenør og bedt om å få gode innspill til de oppdragene som er tildelt, og vi blir ekstra fornøyd når entreprenørene utfordrer oss på løsninger vi ikke har tenkt ut på forhånd. Det handler om å skape det rette fokus for hvert enkelt oppdrag og se dette også i langsiktig perspektiv.

Totalentreprise og NS 8407

Både byggebransjen og VA-bransjen har kjennskap til de ulike entrepriseformene. Vi synes NS 8407 er spesielt interessant, for den skal brukes i kontrakter der totalentreprenøren påtar seg hele eller vesentlige deler av prosjekteringen og utførelsen av et bygg- eller anleggsarbeid for byggherren. Vi registrerer imidlertid at entreprenører er tilbakeholdne med å gå inn på denne entrepriseformen. De tror de tar all risiko på egne skuldre, men det er en misforståelse. Det finnes soleklare regler i Norsk Standard som sier hvem som er ansvarlig for det man ikke hadde kunnskap om da kontrakten ble inngått. Det er alltid tiltakshaver, nemlig kommunen, som eier ansvaret. Vi har egne erfaringer med mangelfull prosjektering, og vi vet at konsekvensene kan bli store i de større prosjektene. Utfordringen er nesten uten unntak mangelfull beskrivelse. Ingen kommuneadministrasjon har kapasitet til å lese gjennom alt som sendes ut. Den kvalitetssikringen skal rådgiverne selv gå god for, og her er det viktig at seniorkonsulentene følger opp sine juniorkonsulenter hele veien som en mentor i de ulike prosjektene.

Les også Samhandling er nøkkelen til kvalitet i vannbransjen

Må lære av våre feil

Personlig mener jeg vi må fram-elske læring av feil. I Sverige er det en person som har tittelen «Head of future». Denne personen premierer hvert år 50.000 kroner til den som har gjort den største tabben i en kommune eller et privat selskap og som står fram og sier hva han eller hun har lært av dette. Det er uhyre viktig å dele informasjon også når det går galt. Det gjelder også i VA-bransjen.

Jeg mener det er en svært god læringskurve å premiere feil. De som skjuler feil vil alltid få en rekyl tilbake. Vi må ikke glemme at vi jobber i offentlig sektor der det er innsynsrett i alle prosjekter. Derfor må vi være transparente. Vi må også sørge for å dele kompetanse og legge vekt på full åpenhet. Våre bygg og anlegg skal driftes i generasjoner, og feil som skjules vil alltid dukke opp før eller senere. Skal vi bli bedre må folk tørre å si fra når noe er bra og når noe går rett vest. Vi må også tørre å spørre en ekstra gang dersom vi er usikre på budskapet. Det handler om å etablere en trygg arbeidsplass bygget på tillit enten det er på kontoret, i grøfta eller på byggeplassen.

Gratis e-bok: Trykkrørsystem av polyetylen (PE) Last ned nå ›

Hanevik er en av foredragsholderne på Hallingtreff 2020 - et tradisjonsrikt fagtreff for norsk og nordisk vannbransje. Les mer om fagtreffet og meld deg på her.